Publicado 22.07.2012 |

      Universidad de Sancti Spíritus

 "José Martí Pérez"

Facultad de Ciencias Agropecuarias

 

 

II Encuentro Nacional de la Red Nacional de Secretarias

 

 

  

Título:   La comunicación de la Secretaria en una Facultad de la       Universidad   José Martí Pérez de Sancti Spíritus.

 

  

 

Autora: Emma Rodríguez Muro

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Curso: 2011- 2012

 

 

 

 

INTRODUCCIÓN

 

 

Se conoce que la primera mujer que se le concedió el empleo de secretaria en Cuba, fue a Emilia de Córdova, en 1899, en la Oficina del Estado Cubano. Fémina combatiente del Ejercito Libertador.

 

La inquietud despertada entre las secretarias por superarse condujo a la fundación de Secretarias Ejecutivas de México, A.C, el 9 de junio de 1960 cuya presidenta fue María Luisa Rodríguez. Más tarde surgieron asociaciones similares en Colombia y Panamá, fundadas por ella, a raíz de una invitación, de asociaciones de empresarios de dichos países, para instituir seminarios y cursos similares a los efectuados en México bajo su dirección. La entonces subsecretaria de Asuntos Culturales (julio de 1960), de la secretaría de Educación Pública, doña Amalia Caballero de Castillo Ledón, simpatizó con la propuesta de instituir el Día de la Secretaria. Más tarde la Asociación decidió transferirlo al 24 de julio. En la actualidad en Cuba, entidades como MINSAP, CUBALSE, MINTUR, MINCEX, celebran el 24 de abril el Día de la Secretaria. 

 

Existen algunas organizaciones internacionales que agrupan a profesionales del secretariado como por ejemplo:

 

1.- ASPM - Asociación de secretariado profesional de Madrid

2.- ADOSEC - Asociación Dominicana de secretariado

3.- FIAS - Federación Internacional de secretarias

4.- ASEGEL - Asociación de Secretarias Ejecutivas y Asistentes de gerencia de Lima

 

En la actualidad en Cuba la Secretaria es solo para muchachas que al concluir el Preuniversitario se quedan sin carrera en la Educación Superior y optan por este perfil ocupacional, estudiando en la escuela de Secretariado de nivel medio.

 

No todas las Secretarias tienen buena preparación y se trabaja intensamente en el país para cambiar esta situación.

 

En general la Secretaria es la primera persona en conocer las cuestiones confidenciales y debe poseer iniciativa propia así como una comunicación efectiva.

 

El objetivo de nuestro trabajo es destacar la importancia de la buena comunicación en el trabajo de la Secretaria en una Facultad de la Universidad de Sancti Spíritus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DESARROLLO  

 

La Asociación Internacional del Secretariado Profesional asegura que una buena secretaria debe ser discreta, conocer bien la empresa donde se desempeña y sobre todo conocer bien al jefe y tener buenas relaciones, buena comunicación, así se complementa el trabajo, además debe dominar las nuevas tecnologías.

 

La secretaria debe comunicarse correctamente con muchas personas, bajo un clima de respeto, por ello sus relaciones interpersonales son muy diversas y pudieran resumirse en la Facultad de la siguiente forma:

 

   Decano

                           Teléfono                                                Profesores

                          

                     e-mail                         Secretaria                      Visitantes

                                                               

             Rectorado                                                            Alumnos

                                                     Vicerrectorados

 

En toda comunicación existe un emisor, receptor, mensaje, canal y código.

Dentro de las diversas funciones de la secretaria, una de ellas es servir de enlace y coordinación, por ello una buena comunicación es imprescindible.

En las relaciones interpersonales se pueden hacer diversas actividades:

 

Ø  Concretar una entrevista o citación.

Ø  Atender la visita de un personal.

Ø  Cancelación de una citación.

 

La relación que se establece entre la secretaria y su jefe puede ser el soporte del éxito en su trabajo. El mejor acuerdo se apoyará en el respeto y la comprensión mutua. En la secretaria deben primar el respeto, la seriedad y el cumplimiento de las tareas que su superior le recomienda. Ha de tener presente siempre que su primera y principal función es, precisamente, la atención y ayuda a su jefe en el trabajo.

 

La secretaria del decano ocupa un cargo relevante dentro del organigrama de la Universidad de modo que debe mantener buena comunicación con los compañeros, crear lazos de camaradería y cooperación para el correcto desempeño del trabajo diario. Es necesario que haya un espíritu de colaboración y una perfecta convivencia.

 

La secretaria debe escuchar con atención a todo aquel que tenga algo que decirle y demostrar interés por sus cosas.

 

Existen reglas que pueden ayudar a sostener una conversación adecuada, como por ejemplo tratar de usted a toda persona que no conozca.

 

En el transcurso de una conversación es importante:

 

Ø  Abordar temas agradables.

Ø  Prestar atención al interlocutor.

Ø  Ser tolerante.

 

También es importante evitar:

 

Ø  Hablar rápido, o lento.

Ø  Hablar alto o muy bajo.

Ø  Hablar al oído de otra persona.

Ø  Comentar problemas personales.

Ø  Utilizar palabras extranjeras.

Ø  Provocar discusiones inútiles.

 

Respecto al uso del teléfono, como otra vía de comunicación, la secretaria debe cuidar las formas, porque hasta los detalles más pequeños son percibidos por el subconsciente del interlocutor.

Siempre salude e identifíquese al realizar una llamada telefónica y procure que su voz sea agradable.

 

Nunca pregunte de parte de quién, lo correcto es preguntar si desea dejar algún recado. No llame a gritos para avisar a alguien que lo llaman por teléfono y no escuche la conversación de otras personas.

 

Para atender al personal visitante lo primero que debemos hacer es saludar e invitar a sentarse.

 

De acuerdo a la persona de que se trata se utiliza alguna atención, como puede ser una taza de té o café.

 

Si fuese un estudiante también se saluda e invita a sentar, posteriormente le preguntamos su nombre y la especialidad y año que está cursando, así como la modalidad de estudio. Si el decano no lo puede atender, con mucha educación se lo explicamos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES

 

En este trabajo hemos abordado la importancia de mantener una buena comunicación de la secretaria de una Facultad Universitaria, para lograr resultados satisfactorios en el trabajo, que favorezcan en general a la Universidad como institución de la Educación Superior Cubana.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA

 

1.- En busca de la Secretaria Perdida. Dirección de Recursos Humanos. MES, 2001

2.- Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas, 2000

3.- Martínez Grande, Emilio. El tiempo de los dirigentes, un recurso cada vez más escaso. Ed. Distresa, 1982

4.- Universidad Eloy Alfaro de Manabi, Ecuador. Escuela de Secretariado Ejecutivo. Defensa de Tesis, 1999

5.-  Universidad de Deusto, España. Plan del Proceso Docente, 2000